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| 創業密技eQ報 | | ![]() | ![]() | 制訂隱私權政策，讓企業信任度加分
7 大方針，全方位強化企業穩私環境
作者：Jeff Wuorio
由於網路上垃圾信件、駭客軟體的充斥，以及不法份子為了盜用身份而刺探個人資料，使得個人隱私權，成為現在使用網際網路最大的顧慮。
不論你經營的是否為網路事業，都不可輕忽客戶對隱私權的顧慮。因為當你想取得客戶資訊來進行商業活動時，意味著其它公司也希望如此？因此，在此強烈提醒你，務必準備一份有效的隱私權因應對策，以宣示客戶及員工的資訊將會被永遠保密的決心。
以下 7 大方針，可幫助你建立一份健全的隱私權政策，並使現有的網路環境，得到更明顯的改善：
1.檢視現有隱私權的控管狀況
若要訂定有效且涵蓋範圍廣泛的隱私權政策，首先就是要檢視目前已存在哪些隱私權風險因素。例如察看公司同仁平時收集哪些資料？收集的方式、儲存的地點與方式，以及與個人資訊有關的其他要素。舉例來說，你是否使用能辨識參訪網站者身份的 Cookie？更進一步的，是了解公司中哪些人有權存取隱私資訊，以及由誰負責管理所收集到的隱私資訊。
2.判斷法律上的要求
隱私權政策中應提到的項目，並非完全由企業主自行決定。由於公眾對隱私權的關注日益高漲，因此規範隱私權政策中應有項目的正式法規也不斷增加。舉例來說，與醫療或財務相關的事業，在處理病患或客戶的隱私資料時，必須非常明確地符合法規要求。
3.讓客戶瞭解他們的資訊將如何被使用
雖然不同事業的隱私權政策，可能有很大的差異，而且有些內容你也未必有法律上的告知義務，但主動告知客戶，卻能讓你贏得更多的信任，對日後的業務拓展絕對大有助益。下列的檢查清單，將對隱私權政策的制訂大有助益：
• 盡可能明確地告訴客戶及使用者，貴公司會收集哪些個人資訊以及收集的理由。
• 你會如何使用由問卷調查、比賽、特殊服務，以及其他事件與計畫所取得的資訊與使用原因。
• 收集到的資訊，包括線上及離線，將如何進行安全儲存。
• 如果有共享資訊，共享的方式及條件。
• 提供客戶「不參與」特定計畫的選項。
• 你將如何使用，客戶在公司網站上的行為相關資訊及其使用的條件。
• 客戶存取與他們有關的資料的管道與方法。
4.必要時，請律師或隱私權專家為你草擬或審核政策
在知道想把哪些項目納入隱私權政策，以及依法應納入的哪些項目後，請開始將你的想法行諸文字。記得逛一逛網際網路，有許多網站針對隱私權政策中，應納入哪些內容提供非常有用的指引。你可以試著自己撰寫一份隱私權政策，不過之後最好還是請律師或隱私權專家進行審核。另一種方式則是聘請律師或隱私權專家直接為你草擬政策。
5.請勿在隱私權政策中忽略員工
對許多人來說，隱私權政策僅針對使用者與客戶，但以書面寫明你將如何使用員工的個人資訊也同等重要。有些公司選擇將有關員工的隱私權政策，寫在涵蓋客戶隱私權的同份文件中。然而，如果探討的議題有明顯區分，也許為員工特別寫一份隱私權政策，應該是較明智的作法，這方面的疑問也可向律師或隱私權專家請教。
6.指定特定員工持續監督隱私權事務
隱私權不是說過就算的議題，因此，企業高層有義務持續關注。如果你的公司不大，可以指定一位員工，在現有的責任範圍中增加隱私權事務處理。在某些國家，不同大小的事業是有不同的義務。
7.隨時遵守隱私權政策
最後，隱私權政策要發生效用，前提就是必須實踐文件所敘述的內容。當你制訂隱私權政策之後，請確定你及其他所有員工都能切實遵守。如果你讓員工參與政策制訂，他們會更加配合，因為員工們也會覺得自己具備自主權。
但是如上所述，指派某位員工負責隱私權事務會，將更容易完成這項工作。縱使你每週都會舉行會議提醒員工遵守隱私權政策的重要性，也千萬別以為有份隱私權聲明就已足夠。 | |
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