Open Document Format 開放文件格式。交換、存取這類檔案時，能超越作業系統及應用程式的限制 打完一份報告，有哪些格式可以儲存，或者該選用什麼格式來儲存？我們要考量到，儲存的格式交給老闆或者客戶的時候，他們的電腦是否可以開啟？開啟之後，版面是不是會改變？或者這個文件的作者名稱會不會被更改而造成侵權？
今日的電子文件儲存方式，已經不若以往單純儲存文字那樣簡單，其中包含了所有排版訊息格式、字型、影像、壓縮的向量物件等。
這些資訊可以確保文件在各種應用程式之間開啟，或者在各種作業平臺上瀏覽，均能保持原貌，使用者不用擔心轉換的問題。此外，還有數位加密的功能使重要內容不易被盜取，以及強大的壓縮功能讓檔案不再巨大，甚至內容受損依舊可以開啟。這些不斷增進與改良的功能，讓使用電子文件的時候，能夠更加方便，保護更多機密。
Portable Document Format，PDF 可攜式文件格式 由Adobe於1993年發展出來的文件格式，針對跨平臺的電子文件交換格式引發的問題所產生。只要電腦安裝Acrobat Reader，即使沒有當初建立文件的應用程式，在不同平臺之間也能開啟PDF文件，且不會因為平臺、應用程式或者語系不同，而有損文件的格式、字體與圖像。
Rich Text Format，RTF 多文本格式 由微軟所開發的跨平臺文件格式，所有的文書處理程式、輸出裝置及作業平臺均可讀取RTF。只要在儲存檔案時選擇「另存新檔」，選擇RTF格式，即可保存編排格式保持不變的RTF檔。不過以RTF儲存某些Word文件時，某些類型的資料或格式設定可能會遺失，這可以使用文件轉換程式來轉換。
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