2008-01-19

已經改用Outlook 2003,收信匣還是爆掉?

已經改用Outlook 2003,收信匣還是爆掉?
文/李宗翰 (記者) 2008-01-20

由於之前版本在安裝新版Outlook的過程中,既有的PST檔採用ANSI碼,且不會自動轉換到新的格式,仍是「97-2002版」,檔案大小限制仍然 是2GB。除了利用Outlook 2003/2007的匯入╱匯出功能之外,微軟至今並沒有提供獨立的PST檔轉換或升級工具。


關鍵在於:即使你目前使用的Outlook版本是2003或2007,並不一定代表所使用的PST檔類型就是採用 Unicode碼的PST檔。尤其是已長期使用Outlook XP之前版本、後來再升級的電腦特別容易遇到這種狀況。這是因為安裝新版Outlook的過程中,既有的PST檔不會自動轉換到新的格式,仍是「97- 2002版」。由於這種PST採用ANSI碼,所以檔案大小限制仍然是2GB。除了利用Outlook 2003/2007的匯入╱匯出功能之外,微軟至今並沒有提供獨立的PST檔轉換或升級工具。

信件儲存打破2GB限制,應及早升級
Outlook 2003提供了新的信件儲存的檔案格式,支援Unicode碼的格式,而且每個資料夾沒有項目數量或PST大小限制,這就是所謂的Unicode PST。舊的PST檔格式,Outlook 2003/2007稱為「Outlook 97-2002個人資料夾檔案」,也就是所謂的ANSI PST,每個資料夾限存65,000個項目,整個PST檔最大容量為2GB,如果是由最舊的版本所建立的PST檔,只能存放16,000個項目。

想自行操作轉換工作,目前總共有4種方法可以達成目的,原理無非都是建立一個新的PST檔,然後將既有的項目搬移或複製到其中。

使用這些方法處理ANSI PST檔,切記先複製一份ANSI PST檔備用。搬移到新PST的過程中,有可能導致一些項目不能正常運作,特別在重複執行這些試驗時,你更需要備份,以防萬一。

在這些方法中有些步驟的操作方式完全相同,例如建立新的Unicode PST檔,以及將新的PST檔案設為預設的郵件傳送位置(從郵件伺服器下載信件後,Outlook儲存郵件的主要區域)。學會這兩個步驟,幾乎等於學會管理PST檔。

要建立新的Unicode PST檔,方法有好幾種。在【檔案】功能表下點選【資料檔案管理】;或是在【工具】功能表下的【選項】,切換到【郵件設定】的分頁,點選【資料檔案】的按 鈕。接著在【Outlook資料檔案】的對話框內,按下【新增】的按鈕,Unicode PST的選項在第一個,也就是「Office Outlook個人資料夾檔案(.pst)」,填入欲使用的檔案名稱,完成對話框的設定,回到Outlook主畫面。

將新的PST檔案設為預設的PST檔,又該怎麼作?在Outlook【工具】選單下的【電子郵件帳號】,選擇【檢視與變更現有的電子郵件帳號】,在【傳送新的電子郵件至下列位置】選擇另一個【個人資料夾】,即可將新的PST改為預設的【郵件傳送位置】。

第一種方法:全檔匯入
是指將個人資料夾內的項目副本匯入新的個人資料夾檔案,並非搬移,此外,所有項目的日期將會變更成匯入當天的日期。大部分使用者都適合,而且對全 新安裝Outlook 2003或2007的電腦更適用,例如新購電腦或買完電腦後立即自行安裝。這方法能讓你過濾信件,例如只匯入較新的信件,或匯入指定的資料夾項目,像是連 絡人或行事曆。如果你只需要搬移指定的資料夾,手動搬移較適合。

第一步是建立新的Unicode PST檔。從【檔案】功能表下選擇【匯入及匯出】,然後選擇【從其他程式或檔案匯入】,接著選擇【個人資料夾檔案(.pst)】,並且瀏覽並選定你打算匯入的PST檔,之後選擇要匯入的資料夾,此時可順便篩選需要項目,隨即設定完成。

第二種方法:手動搬移
這方法較慢,但適合資料夾較少的PST檔。換新電腦時,這方法也很好用。

建議搬移前,先不要檢查新的信件,直到ANSI項目全部搬移完畢。假如收信匣內有信件,先將它搬到新的資料夾,並取名為「新信件」。

第一步同樣是建立新的Unicode PST檔,然後將ANSI PST檔上的項目搬到新的PST檔上。手動搬移的好處是可以清楚知道搬移的項目,如果有很多層子資料夾,並且計畫讓它們維持同樣的資料夾結構,你可以用滑 鼠拖曳最頂層的資料夾,所有的內容,包含子資料夾都會搬移過去。

第三種方法:封存
如果你從舊版Office升級,並且打算保留既有的設定,這方法較適用。但同樣要記得備份ANSI PST檔,以策安全。

第一步同樣是建立新的Unicode PST檔。接著選擇【檔案】功能表下的【封存】,選擇現行的ANSI PST資料夾的最上層,也就是【個人資料夾】(點選後會出現「個人資料夾 - Outlook Today」視窗),再將【封存項目早於】的日期設定到明天,並且將【包含已確認〔不要自動封存〕的項目】打勾,然後在【封存檔案】上選擇你要封存的 Unicode PST檔,當作預定封存的目標資料夾位置。按下【確定】後,Outlook將會把ANSI PST檔案封存至Unicode PST檔。然後再將新的PST檔案設為預設的【郵件傳送位置】。注意!在封存的動作後,所有信件都會移到新PST檔。

第四種方法:使用第三方工具
目前有一套工具叫做Upstart(Unicode PST ARTificer),號稱可以將ANSI PST移轉至Unicode PST上,運作原理其實也同樣是建立一個新的Unicode PST檔,將既有ANSI PST檔內的資料夾,逐一地複製到檔案中,而且也可以在Unicode PST檔上指定「可壓縮的加密」與「高度加密」等選項。

這套軟體並沒有開放供下載試用版,因此我們無法驗證中文信件是否完全相容。雖然無法實際測試,但我們注意到,該套軟體的作者Pete Maclean開發的免費小工具ListPSTs也很好用,能在命令列下快速檢視PST檔案屬性,讓你不需要靠滑鼠點選,即可了解電腦中的Outlook 個人資料夾檔案的類型。文☉李宗翰

http://www.ithome.com.tw/itadm/article.php?c=47159

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