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| 主題學習 | | ![]() | ![]() | 【80-20法則】聰明工作，認真玩
80/20法則不論是在工作或日常生活中，無所不在。但，你真的知道怎麼運用它嗎？還是一知半解，無所適從也無從下手做改變？本期就讓《經理人》來告訴你，看得到，也用得著的80/20法則，讓你從此受用不盡！
撰文╱齊立文 liwen_chi@managertoday.com.tw
「一分耕耘，一分收穫」，是老生常談，鼓勵人要怎麼收穫，先怎麼栽；「兩分耕耘，八分收穫」，乍看有點違反常識和直覺，但仔細尋思，這意味著高投資報酬率，代表事半功倍。
「80/20法則」主張：一小部分的原因、投入或努力，「通常」可以產生大部分結果、產出或酬勞。代入數字之後，典型的模式會顯示：80％的結果，可歸結於20％的原因；80％的產出，來自於20％的投入；80％的成果，歸功於20％的努力。換言之，50％的努力產生50％的成果，才是少見的模式。
80/20這兩個數字只是基準點，用以比喻在大多數情況下，投資與報酬之間的關係多半接近於80：20。不過，在實際狀況下，兩個數字加起來不一定是100，可以是80/30，或15/50，重點在於呈現二組資料之間的不平衡關係。
找出真正重要的人事物
《管理是什麼》（天下文化出版）一書指出：「80/20法則是管理思想中最基本的訓練之一。無論在組織裡，還是在日常生活的許多層面，通常都是由一小部分的X（X可能是決策、產品、顧客、配銷通路…）貢獻出不成比例的大成效。」
這一小部分的X，揭示出：成效和人們辛勤工作的程度、是不是更有技巧地工作，並沒有絕對的關係；人們在組織或生活中有許多不成比例的金錢、資源和時間的浪費；我們對於真正重要的人事物，並未給予應有的關注。
這一小部分的X，告訴我們：無論是在工作或生活，只要找出20％的關鍵點，做為努力的方向，付出更多的時間，就能獲致更高的成效或報酬。
80/20法則是一種思考法，告訴你一定可以只用兩分的努力，獲取八分的利潤。問題在於，你能不能找出那兩分的努力是什麼？你可知道那最單純、最關鍵的20％在哪裡？而即使找到了努力的重點，還只是起點而已，可以讓你不用瞎忙、避免浪費，能夠把力氣和資源用在對的地方；更重要的在於，你必須花費更多心力、時間和資源在這少數的關鍵要素上。
如果你發現原來有80％的成果，是來自於20％的努力；你若是再強化那20％，並且設法改善原本成效不彰之處，說不定就能創造95％或更高的成果。相較於用100％的努力，得到100％的成果；或是80％的投入，只得到20％的產出，不是更省時、省力、有效率嗎？
帕雷托提出，朱蘭發揚光大
80/20法則有許多不同的稱呼，包括「帕雷托法則」（Pareto Principle）、「關鍵少數法則」（Law of the Vital Few）、最省力法則（Principle of Least Effort）和「不平衡原則」（Principle of Imbalance）等。
帕雷托是義大利經濟學者維爾弗瑞多•帕雷托（Vilfredo Pareto）的姓氏，他在偶然中注意到，19世紀英國人的大部分所得和財富，都流向少數人手裡，而且某一個族群占總人口數的百分比，和該人口群所享有的總收入或財富之間，存在著一致的數學關係。
《80/20法則》（大塊文化出版）一書指出，帕雷托「發現」的是人口群中財富分配的不均衡，但是他從未使用「80/20法則」這個詞，來描述所得分配不均現象，甚至未曾指出：80％的收入集中在20％的人身上，雖然從他複雜的計算中，的確可以導出這樣的結論。
真正為80/20法則這個「普遍現象」冠以「帕雷托法則」的人，是品質管理大師約瑟夫•朱蘭（Joseph Juran）。他在1941年造訪通用汽車（General Motors）時，聽聞該公司正以帕雷托的財富分配研究，用來對照其高階主管的薪資所得，並且得出了近似的分配型態。
朱蘭在自傳《品質大師創造朱蘭》（麥格羅•希爾出版）當中寫道，那是他第一次接觸到帕雷托的研究論述，當下就把這個名字記住了。工程師出身的朱蘭，之所以會對帕雷托的研究印象深刻，是因為他早在1920∼1930年代，就觀察到：當他試著將每一個品質瑕疵按照發生頻率多寡依序排列時，少數幾個瑕疵，就占了絕大多數比例。他同時發現，類似的現象也存在員工缺席率、導致意外事故的因素等等。
按照朱蘭的說法，這種相對而言為數較少的因素，卻導致絕大部分後果的觀察，其實是一種「普世現象」（university），在他之前或之後，都有許多人在不同的領域，也得出了類似的發現，而他自己將此現象稱之為：「關鍵少數和無用多數法則」（Principle of the Vital Few and Trivial Many）。
1951年，朱蘭在如今已是經典著作的《品管手冊》（Quality Control Handbook）中，提及了帕雷托的財富分配不均研究和其他例證，來闡述他的「關鍵少數和無用多數法則」，並且為了給予這個普世現象一個簡短好記的名字，索性就稱之為「帕雷托法則」。
朱蘭很清楚知道，帕雷托的研究僅限於財富分配不均，而他本人也無意將之延伸至經濟學以外的其他領域，朱蘭只是因為謙虛、也為了方便，而將之簡稱為「帕雷托法則」，而非「朱蘭法則」。
等到品質管理革命在1970年代從日本紅回歐美時，朱蘭在1975年5月號的《品質進展》期刊上，發表〈非帕雷托法則：我的過失〉（The Non-Pareto Principle; Mea Culpa）一文，一方面是澄清許多人對他誤釋帕雷托研究的批評，另一方面也說明自己才是確立「關鍵少數與無用多數」為普世現象、並且可應用於許多領域的第一人。
善用80/20法則，制定經營策略
80/20法則認為，投入的資源和產出之間，本就存在著無法解釋的不平衡，而投入又可分成兩種不同類型：只能造成少許影響的「多數」，以及可造成重大影響的「少數」。
一般而言，在應用80/20法則時，必須要有兩組資料，而且兩者之間存在著因果或連動的關係，例如，有10項產品，分別為公司創造不同的利潤。80/20分析法的獨特之處在於，它除了按照多寡依序列出每項產品所創造的利潤之外，還會用累進的方式統計利潤金額，如此就可以呈現出是哪些關鍵產品，貢獻了絕大部分的利潤。
80/20分析法的獨特之處在於，它除了按照多寡依序列出每項產品所創造的利潤之外，還會用累進的方式統計利潤金額，如此就可以呈現出是哪些關鍵產品，貢獻了絕大部分的利潤。
不過，80/20法則並不是分析資料就好，更重要的下一步是制訂出相應的策略或做法。80/20法則的用處之一是，確認出哪些是導致80％產出的20％投入，然後耕耘、栽培和複製這關鍵的少數；用處之二則是設法改善「表現不佳」、只占20％產出的80％投入，甚至在必要時，拋棄或大幅減少這無用的多數。
把關鍵的20％做到最好
「把錢花在刀口上，讓最佳人才掌握最佳機會，」這是傑克•威爾許（Jack Welch）描述自己在擔任奇異（GE）執行長時所扮演的角色。換言之，80/20法則可做為組織在配置資源時的重要依據。
針對創造「不成比例的」高績效的關鍵少數，配置較多的資源，似乎是合理的舉措；不過，對於只帶來些微成效的無用多數，難道就只是加以剔除即可嗎？80/20法則固然點出了我們花費了80％的時間和力氣，只創造了20％的成效，但換個角度想，應用80/20法則，我們不但找到了可大幅提升成效的關鍵施力點，也知道了必須改善的問題點在哪裡。
《80/20法則》指出，既然無用的多數耗費了許多資源，那如果能夠更有效運用這些資源，則產出將可達到倍增的效果。而要達成這個「價值倍增」目標，做法之一就是把原本無生產力的資源，分配到能生產的地方，想辦法物盡其用；另一個做法則是想辦法讓無用的資源，在原來的位置上做有效的運用。
終究，80/20法則還是一套追求「簡單就是美」的哲學，主要的力氣還是要花在辨識最單純的20％，然後設法把這20％做到最高品質。不賺錢的活動或瑣碎無用的多數，若是無法有效改善，就設法去除，不要猶豫，也不要心軟。
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| 實用祕技 | | ![]() | ![]() | 掌握「5W2H」及「QQCDR」，工作委派沒問題
撰文╱黃又怡
文章來源《經理人月刊》1月號
要當一個有效率的主管，第一門課就是要懂得將工作委派給部屬。但是委派工作時，上司該說的話不是只有「這個工作交給你來執行」這麼籠統，而是要把握兩大要點：「5W2H」及「QQCDR」，清晰傳達要交辦的任務，激發部屬的工作熱忱。
上司經常會誤以為部屬已經理解公司的策略和自己的想法，其實，若沒有經過明確說明以及努力傳達，部屬非但無法理解，也不一定認同。因此，委派工作時，要把各工作要項清楚交代，包括「何時」「何地」「做什麼」「和誰」「為什麼」「如何」「多少」。
如果任務涉及商品製造、廣告製作、外包工作等，則更要交代清楚「品質」「數量」「成本」「期限」以及「規則」。確實傳達這些項目，上下才能取得共識，工作便能順利進行。
如果部屬對於工作感到不安、疑惑或有不同看法，而不願立即行動，則上司必須將「這件工作的重要性」「為什麼希望由你來執行」「信賴你的哪一點」以及「對你抱有多少期待」……等，明確說出，如此一來，不但能消除部屬的疑慮，還能提高他們的工作熱忱，激發出不一樣的能力和成果。（（取材自《穿著亞曼尼的惡魔—收服人心的上司學》，先覺出版。）
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