影印機、傳真機、印表機，相較於其它設備，因單價便宜、趨近個人端應用，容易疏於管理，事後才發現產生大量總使用成本。所以導入時，要通盤考量設備單價、列印品質、耗材成本等面向，並評估消耗性零件價格、維護保固與管理機制等，才能徹底精實成本。 
為了要精簡企業列印環境，為總持有成本瘦身，就得從使用需求、列印量、維護成本、耗材成本、管理機制等面向著手，徹底量化列印設備使用成本。才能為總支出瘦身。因此，我們模擬中型企業的列印環境與需求，讓6大廠商以租賃制規劃這個企業的整體列印環境，視算能節省多少列印成本。
掌握列印環境的關鍵：估出總印量，正視隱形的使用成本 影印機、傳真機、印表機等事務設備，向來是企業每日不可或缺的事務設備，若其中一項故障無法使用，就會降低日常工作效率。但輸出設備是企業資訊環境成本控管中最弱的一環，你必須先從估出總印量及隱形成本著手，才能徹底為列印支出瘦身。
善用租賃合約，減輕管理負擔 簽定租賃合約，最大的好處就是可以減少管理負擔，也能透過廠商每月按張的計費單，掌握實際印量狀況，並依此制定政策，持續管理、監控各部門人員的列印量，減少浪費。
整合多功能，簡化管理 隨著技術的成熟與擴展各家廠商，早已推出將列印、影印、傳真，與掃描等功能整合於一身的複合機或多功能事務機，如果懂得善用它們，是可以簡化設備數量，降低管理負擔。但它也有缺點。最明顯的便是當單臺設備發生故障、碳粉用磬等情況時，它整合的所有功能就會一同無法使用。
印表機一年花了你多少錢？ 我們匯整各家廠商的計算方式，依一間擁有2臺影印機、10臺A4黑白雷射印表機、5臺A4彩色雷射印表機、1臺A3彩色雷射印表機，以及9臺傳真機，人數約208人，每月總印量為76,500頁黑白、33,500頁彩色的中型企業為基準，試算它一年要付出的總持有成本。
6家列印租賃與管理方案評估 Ricoh以複合機為主，部署數量最少 Ricoh為Copier-Based廠商，產品線以數位複合機為主，部署的設備數量最少，僅配置6臺複合機，其中2臺為彩色數位複合機，其他4臺都是黑白數位複合機，雖然也皆是落地型的輸出設備，但數量少，且具備多樣化的數位傳送功能，可節省傳真費用。
HP以高速商用噴墨的複合機縮節彩色成本 HP具備每分鐘列印速度實際達60頁以上的落地型與小型桌上型雷射複合機，產品線齊全；所配置的設備以複合機為主，共部署9臺，其中有2臺A3高速噴墨複合機CM8050MFP，其餘皆為黑白雷射複合機；單功能雷射印表機僅安裝5臺，其中只有2臺彩雷CLJ3000n。
京瓷美達收取設備租金，印量按張計費 京瓷美達是3家Copier-Based廠商中，唯一以收取設備租金，同時利用「印多少、算多少」的方式，規畫虛擬案例合約。他們共規畫7臺數位複合機與6臺雷射印表機，設備租金每月59,000元，黑白單張0.4元，彩色4元，單張成本低。
依實際印量慎選租賃合約 6家廠商採用不同的租賃制度，對每月的總使用成本有決定性的影響。包張制合約雖可免除設備租金，但每月仍需依基本印量付出固定費用，低於基本印量仍照收固定費用，多出的印量則按張計費，單張列印成本通常較高，但很適合每月印量固定、波動不大的企業。
案例研究 Canon列印租賃與管理方案 Canon所部署的數位複合機，皆具備內嵌式網頁管理介面，管理者可以用IE網頁瀏覽器，單獨遠端監控設備狀態。也具備列印記錄與計數管理機制，能與AD整合，同步統計各部門、員工的列印量。
Epson列印租賃與管理方案 Epson的包張租賃服務，是以彩色、黑白雷射印表機為主。合約分為「主機買斷、碳粉包張」，「主機租賃、印量包張」，以及「主機免費、碳粉包張」等3種型態，企業可依本身印量需求，採用其中一種合約，將設備維護與耗材全由Epson負責，免除列印設備的管理負擔。
HP列印租賃與管理方案 HP以2臺高速噴墨複合機CM8050MFP，負責各樓層大部分A4與A3尺寸的彩色文件輸出量。而Web Jetadmin是HP的列印設備管理軟體，它能遠端統一監控企業網路內部所有的HP列印設備，並即時以電子郵件等方式通知，提醒管理者設備耗材、紙張存量等。
京瓷美達列印租賃與管理方案 京瓷美達配置複合機均支援傳真轉傳與雙線傳真功能，能將接收的傳真轉發到特定網路分享資料夾，或是電子郵件信箱，同時也可直接以個人電腦將文件傳送到複合機，再以類比傳真發送。
Lexmark列印租賃與管理方案 Lexmark設計了3年租賃合約，每月收取40,000元的設備租金，附送黑白40,000頁、彩色4,000頁的免費列印張數，合約期滿，再加付1個月租金，設備便歸客戶所有；超出免費張數以黑白每頁0.7元，彩色9元按張計費。
Ricoh列印租賃與管理方案 Ricoh採用包張制去規畫導入合約，期間為5年，包含所有設備租用成本、耗材，以及5天8小時到府維護服務，每月有30,000頁彩色與60,000頁黑白的基本免費印量，而企業每月須支付225,000元；當用戶超出基本印量時，再以黑白單張0.45元、彩色5元，按張收費。
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【大台灣旅遊網TTNews記者江柏樟】
