電子郵件能載舟亦能覆舟

本報內容由 台灣微軟股份有限公司 提供　每週 二 出刊.2007.10.09

創業密技eQ報 免費電子報 有料電子報 個人電子報 電子郵件能載舟亦能覆 ... 現在韓國最愛用的面膜 本期目錄     •電子郵件能載舟亦能覆舟     •發揮電子郵件效用的十大秘訣 主編推薦   • 你家小孩的作文能力需要加強嗎？   • 讓你從容面對英文面試！   • 洗芬蘭浴如進教堂   • 歐德傢俱週年慶刮中就送：液晶電視、腳踏車、限量公仔   • 三星閃耀台北，牽動都心板塊   電子報最新消息 • 上班讓你覺得很辛苦？   90分鐘讓你職場大變身！ • 反應公司的財務狀況？   葛林斯潘談公司治理專欄盡在總裁學院！ • 台股向萬點挺升！   名家解盤：央行一喊話，股市就捧場！ 訂閱特惠情報 軟體授權免費估價 創業密技eQ報     電子郵件能載舟亦能覆舟 作者：Kim Komando 秘訣： 在決定要儲存還是要刪除一封電子郵件前，先得要找得到它才行。保存電子郵件最常見的方法，就是把每個客戶和專案的相關訊息都放在各自的資料夾中。Outlook 2003 不但能讓您輕易建立這些資料夾，還能設定規則，自動將寄件者的郵件轉進這些資料夾中。瞭解更多資訊。 有些人保留了上千封電子郵件，可是卻大概不知道自己為何要這麼做。說不定只是怕自己哪一天會因為找不到哪封郵件，而莫名奇妙被抓去關吧。 但是到底該不該保留電子郵件呢？不妨考慮下列四種情況再決定。當然，如果還是有法律疑問，最好去請求律師協助。 1.是否是重要記錄： 公司行號應該要儲存商業交易的記錄，但電子郵件並不一定會被視為一種記錄。如果要簽署合約，就應把合約儲存起來。如果合約是以附件形式隨 email 寄來，而對方在 email 中寫了：「我們要接受這份合約」，那就把這封電子郵件也儲存起來，因為這就算是一種記錄。 因此，如果你會保留此資料的書面文件，那就把相關的那封電子郵件儲存起來，不然就刪掉。這也包括了在簽約過程中，往返間所產生的電子郵件。因為那些只是屬於未完成的資料，並不能反映出整個組織的想法，只是個人的想法而已。 決定要保留什麼之後，就把它正式儲存起來，而不要留在 email 軟體裡，才不容易被不相干的人士找到。最好的儲存方法，說不定還是列印出來歸檔。 2.是否將來可能會派上用場： 有些時候不能隨意丟棄任何東西。例如，當你進入司法程序後，就不能刪除任何相關資料。多保留一點，以防萬一。更好的辨法，當然還是遵從律師的建議。 就算您不是正在司法程序中，也還是應該遵守兩個重要概念：「立即的」和「可預見的」。如果已經收到起訴通知，就是立即的。那麼現在就不適合清理電子郵件。如果是不小心傷到了人，那麼訴訟即是可預見的。還是一樣，小心為上，尋求律師協助。 根據專家說法，只有保全業者才會保留所有電子郵件，其他人都可以自由刪除。 3.是否會成為不利證據： 一般來說，電子郵件積存起來，除了消耗伺服器空間外，也沒有什麼壞處。而公司開業經營的原因，不外乎是開發新市場並從中獲利，並不是為了去打官司，所以大多數中小企業不會輕易去告別人，當然，也不認為有人會來告。 但是訴訟這種事情，還是有可能發生的。例如在多次容忍之後，你終於開除了某人。公司認為對他已經仁至義盡，但是，理所當然地，他並不會這麼想，所以他告上法院。 接著就收到法院傳喚，命令你提出過去三年來，所有與案件有關的電子郵件。被開除的他，當然知道電子郵件裡沒有任何能夠影響訴訟的東西。但這麼一來，你就得翻出所有東西，然後你的律師也得一一察看，找出相關資料。律師鐘點費每小時 200 美元，看完所有資料要花多少時間？ 於是你只好咬牙付給這位員工 15,000 美元，庭外和解。或許你從來沒想過這種事情，但是原告的律師絕對有。更糟的是，他們說不定還能找到一封你恣肆揚言的電子郵件。 潛在問題這麼多，為什麼還要儲存電子郵件？ 當然發生這種狀況的機率很低。但是反正你 99.9% 的電子郵件都是垃圾，又何必冒此風險？ 4.是否符合電子郵件保留政策： 專家建議採用 30 天的保留政策，一到 30 天期限，就必須決定該電子郵件屬不屬於值得保留的記錄。如果不是就刪除，這樣還有額外的好處，強迫員工思考什麼是記錄、什麼不是。 不要所有電子郵件都備份，這樣和儲存在電腦裡沒有差別。一旦被法院傳喚，不管是存在電腦裡還是磁帶裡，你和你的律師都必須一一察看這些記錄，所以舊的東西該砍就砍吧。 據專家表示，舊電子郵件極少會對訴訟另一方有用。但是如果整理這些資料要花上一兩百萬，原告是不會在意的。原告律師也不會，反正他們也沒什麼好損失的，但卻是他們強迫被告公司庭外和解最好用的武器之一。 所以說，即使舊電子郵件已經保留很久，甚至有點像老朋友了，你也應該把它刪掉。對於這一點，我們應該要堅定立場。 更多相關文章 • 垃圾郵件正拖累您的企業嗎？ • 如何有效掌握時間及客戶 • 保護企業，保護員工 • 如何利用先進商務應用，使客戶眼睛為之一亮 • 保護電腦防止病毒入侵 ▲TOP 精選文章     發揮電子郵件效用的十大秘訣 身為一位經理人，您的電子郵件是會說話的。如何確保你的訊息能達到你要的效果呢？ http://www.microsoft.com/taiwan/smallbusiness/themes/email/article4.mspx ▲TOP 熱門焦點   • 股市大贏家，我用K線寫日記！   市場上真的沒有專家，只有贏家和輸家，謝金河：如果以前就有這樣的一本書，你會少走很多的冤枉路… • 企業資安自我健檢   前期文章 全部歷史文章 出刊日期 出刊主題 2007-10-02 電腦安全性計劃五大要素 2007-09-25 Margie's Travel　完美組合行銷摺頁冊，迅速無比！ 2007-09-18 Margie's Travel　判斷採用伺服器的時機已到 2007-09-11 RSS 摘要：您與您的中小企業的專屬福利 2007-09-04 六個步驟讓你輕鬆建立招來客戶的網站 ◆客服信箱：http://go.microsoft.com/?linkid=4018840(填寫網路表單) ◆免付費專線 0800-00-88-33 感謝你訂閱這份電子報，下列電子報或許你會喜歡，請勾選    能力雜誌    Easy企管報    創業搶鮮誌    廣告雜誌    動腦行銷創意電子 ...    芬蘭驚艷    CHEERS快樂工作報    我可以，你也行 我要訂閱這份報紙» 我要取消這份報紙» 訂報說明 ．本電子報內容由 台灣微軟股份有限公司 提供 ．關於內容有任何疑問，或欲轉載請聯絡 http://go.microsoft.com/?linkid=4018840 PChome ePaper 電子報版權所有，關於電子報發送有任何疑問，請聯絡 客服 台北市敦化南路二段105號11樓 ，TEL：(02)2708-8038，FAX：(02)27094848。

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