保護您的企業 也保護您的員工

本報內容由 台灣微軟股份有限公司 提供　每週 二 出刊.2007.10.23

創業密技eQ報 免費電子報 有料電子報 個人電子報 保護您的企業　也保護 ... 送您免費香江雙人行 本期目錄     •保護您的企業　也保護您的員工     •是的，公司資料可以全年無休存取 主編推薦   • 90分鐘讓你學會查帳的11種主要方法！   • 先挑戰最基本的全民英檢吧！   • 埋頭苦幹就會成功嗎？   • 房貸達人送您香江雙人行 馬上填資料，拿免費機票去   • 與大師對談 設計你的家 10/28走一趟室內設計之旅   電子報最新消息 • 中石油股價創歷史新高   財訊謝金河領軍資深主筆群，帶你選出最優質重點潛力股 • 今年的多益測驗考了嗎   明年多益將改制，趁年底前快考！ • 活用管理技巧！   做好組織管理，是提升團隊的績效關鍵條件 訂閱特惠情報 軟體授權免費估價 創業密技eQ報     保護您的企業　也保護您的員工 更安全聰明地使用電子郵件 企業主/主管指南 無庸置疑的，網際網路已成為企業通訊的優先選擇，尤其是電子郵件的使用人數更是龐大。根據估計，目前全球約有 2 億7500萬家公司，設有專屬的電子郵件信箱。此外，也有估計指出，目前 60% 的重要商務資料，都是透過電子郵件來傳輸。電子郵件的內容甚至可以作為法庭上的呈堂證據。 可惜的是，網際網路雖然日益普及，危險性卻也節節升高。許多人可能還不知道，電子郵件刪除後，並不代表它會完全消失，在多數情況下仍可以復原。因此，就算是已刪除的電子郵件，仍有可能造成傷害。 秘訣： Office Outlook 2003 提供新的 [以純文字讀取所有標準郵件] 選項，允許你以純文字格式，檢視所有電子郵件內容。電子郵件中如果使用較多效果，如 HTML 或者是 RTF 格式，便有可能帶來病毒或其他惡意的指令碼。如果你擔心這種情形，就可以使用這個選項，防止 Outlook 2003 呈現這些格式。瞭解更多資訊。 以完善的郵件原則及軟體保護，佈建安全網 只要有完善的軟體保護以及員工電子郵件原則，就不必擔心會有商業機密遭竊、企業損失或是上法庭訴訟的情形，更不需煩惱會有降低營收、生產力，甚至關門大吉的下場。 許多電腦安全專家都表示，唯一真正安全的方法就是關機。可是現在的企業，已無法再回到過去使用紙筆和郵寄信件的時代，電腦已成必需品。 事實上，運用安全軟體程式，保護公司對內對外的溝通，並採取智慧型的電子郵件管理實務和原則，例如你可以制訂該儲存或刪除的電子郵件使用原則，日後就不用再擔心要面對種種痛苦或尷尬的情形。 問題是，記載有合約或公司政策之類的重要資訊電子郵件，該如何儲存？ 這些都是行政主管機關日後可能會要求你提交的資料。你是否能夠快速且精準的存取特定資料，而且讓資料都以日期、寄件者/收件者或主題建立索引嗎？如果沒辦法的話，不妨考慮使用自動化電子郵件歸檔軟體。 這種軟體可以協助你定期整理電子郵件，讓你收發 email 變得更輕鬆、更安全。針對中小型企業主及其員工量身打造的 Microsoft Office Small Business Edition 2003 ，附帶提供的 Outlook 2003 是大家都熟悉的介面，但如今功能又更進一步，它所提供的功能如下： ●[搜尋資料夾]，可以將郵件依寄件者、日期分類，甚至可再依主題分門別類，成為一系列的交談討論。 ●[垃圾郵件篩選]，可以依個人需要調整篩選的程度。 ●[安全的寄件者] 清單，可以讓您只接收指定寄件者的郵件。 ●[封鎖的寄件者] 清單，可以將您封鎖的寄件者信件直接轉到垃圾郵件。如果寄件者不在 [安全的寄件者] 清單上，這項功能也會封鎖不想要的附件和較大的檔案。 Outlook 2003 with Business Contact Manager 除了擁有強大的商務連絡功能之外，作為組織工具也表現亮眼。Business Contact Manager 可以將電子郵件、約會、記事及工作，自動與商務連絡及商機記錄做連結。 雖然以上功能看起來和組織管理電子郵件沒有直接關係，但垃圾郵件愈少，事情就愈容易。我們都瞭解，記錄整理得愈好，保護起來就愈容易。 中小型企業主的荷包不及大企業，風險承擔能力也相對較弱，因此若在電子郵件使用或管理上出現差池，後果不堪設想。 制訂原則，才能將風險降到最低 制訂一套清晰、完善又可行的原則，明定出可接受與不可接受的電子郵件用途和內容，明令禁止各種冒犯、不適當、可能引起法律爭議以及可能會對企業造成傷害的電子郵件。員工們都必須瞭解，電子郵件內容的用途與意義，大於私下閒聊。 有些公司並未規定員工不可以使用公司的設備在網路上處理私人事務，而有些則明令禁止。所以如果要監控員工的工作站，應該在原則中明白寫出。換句話說，如要監控員工的活動，便應清楚向員工告知並說明理由。 美國 1986 年通過的電子通訊隱私法案 (Electronic Communications Privacy Act) 規定，只要是使用公司設備接收或傳送的電子郵件，公司即可視為其所有。在您的國家/地區是否也如此？ 這件事情值得好好研究。 此外，公司高層應定期檢討電子郵件原則，確定此原則能符合現行法律規範，畢竟法律是會改變的。 使用安全軟體，保護通訊隱私 你所使用的軟體程式，應該要能保護你的內外通訊，進而保障你的公司。多數針對企業所設計的軟體程式，或多或少都具有安全性或保護隱私的功能，像防火牆、垃圾郵件的篩選等等。 Microsoft Office Small Business Edition 2003 提供加密及數位簽章等功能，讓你能在電子通訊的世代中，有效防止他人未經授權存取以及干擾： ●加密功能是指將傳送的資料編碼，防止他人未經授權存取，除了真正的收件者外，旁人無法判讀其中的內容。在 Outlook 中，可以很容易地開啟或關閉這項功能。 ●Outlook 同時也提供數位簽章的功能，協助驗證郵件是否真實。數位簽章代表的是寄件者的身分，就像是電子名牌。Outlook 會將使用者導向 Microsoft 網站，取得有關數位簽章的資訊。 Small Business Edition 之所以具有如此吸引力，除了功能設計特別便於企業使用之外，還特別附有加密及數位簽章的安全機制。此外，它使用了眾所熟悉的 Office 作業環境，並提供了閱讀電子郵件的功能，而且在經過許可後，還可以修改由 Microsoft 的資訊版權管理 (IRM) 程式所保護的電子郵件。 完善的通訊管理原則、整理妥當的資訊，再加上有彈性、功能完整、使用方便的軟體，將讓公司的管理與保護呈現全新的面貌。 更多相關文章 • 垃圾郵件正拖累您的企業嗎？ • 如何有效掌握時間及客戶 • 如何利用先進商務應用，使客戶眼睛為之一亮 • 控制電子郵件得心應手 • 保護電腦防止病毒入侵 ▲TOP 精選文章     是的，公司資料可以全年無休存取 現今有些工作者經常會在家工作，或是晚上和週末將案子帶回家處理，有些則是被迫長年出差。 好在，自從有了網際網路之後，全年無休隨時存取業務資料就有了實現的可能。 http://www.microsoft.com/taiwan/smallbusiness/themes/practical/article10.mspx ▲TOP 熱門焦點   • 超級黑馬股　讓你獲利唾手可得！   散戶賠錢錯在哪？老師告訴你－〔人二腳，錢四腳〕，想要追上錢的腳步，想要輕鬆獲利了結，就得靠著專業名師的解盤秘笈，精準的抓牢市場行情。 • Internet Explorer 7 中文版正式推出   請立即下載！ 前期文章 全部歷史文章 出刊日期 出刊主題 2007-10-16 網路會議讓你不用離開座位就可以開會 2007-10-09 電子郵件能載舟亦能覆舟 2007-10-02 電腦安全性計劃五大要素 2007-09-25 Margie's Travel　完美組合行銷摺頁冊，迅速無比！ 2007-09-18 Margie's Travel　判斷採用伺服器的時機已到 ◆客服信箱：http://go.microsoft.com/?linkid=4018840(填寫網路表單) ◆免付費專線 0800-00-88-33 感謝你訂閱這份電子報，下列電子報或許你會喜歡，請勾選    iSURVEY行銷週報    芬蘭驚艷    Easy企管報    大師輕鬆讀    安石企業人電子報    天下無難事，只要 ...    Manager Today經 ...    創業密技eQ報 我要訂閱這份報紙» 我要取消這份報紙» 訂報說明 ．本電子報內容由 台灣微軟股份有限公司 提供 ．關於內容有任何疑問，或欲轉載請聯絡 http://go.microsoft.com/?linkid=4018840 PChome ePaper 電子報版權所有，關於電子報發送有任何疑問，請聯絡 客服 台北市敦化南路二段105號11樓 ，TEL：(02)2708-8038，FAX：(02)27094848。

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