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【管理的減法】以少勝多 簡單比聰明更重要
| 管理的目的是要讓事情更單純，而經理人的主要工作就是要不斷除去多餘、無用的部分，回歸到簡單的本質，將力氣用在正確的地方，順利地把事情做對、做好，這套「少就是多」的簡單管理原則，正是所有高生產力公司共有的鐵律。
「管理，可以變簡單嗎？」
對經理人來說，這是一個很難回答的問題。從本質上來看，管理的目的，就是要讓事情更單純，使管理者可以找出最適宜的方式，達到最大的成果。但是要做到這一點，對大多數經理人來說，卻沒有想像中簡單，而且往往適得其反，總是不自覺地讓事情往複雜的方向走。
蘋果公司（Apple）的前執行長約翰•史考利（John Sculley），就是典型的例子。史考利曾在一場演說中提到他對簡單的看法，他認為身處在工業時代，事情往往容易變得更複雜，所以現代人最好要開始懂得將事情簡化。只是，史考利雖然這麼說，自己卻無法做到。他投入大量的資源，研發出「牛頓」（Newton）這款號稱「個人數位助理」的電子產品。雖然牛頓的功能在當時可說是十分先進，但操作起來實在過於複雜，使得牛頓的銷售一敗塗地，最後還讓史考利因而下台。
經理人愛把管理變複雜
為什麼企業的經理人，常會讓複雜凌駕於簡單之上？這和心態有密切關係。元智大學管理講座教授許士軍就指出，當企業面對變動莫測的狀況，本身又是具有一定規模的組織，在經營上就會傾向先有詳盡的計畫再逐步實行，並且會將構想細密分工、增加許多協調控制機制，以求充分掌握執行過程。在這樣的狀況下，自然就會逐漸讓管理複雜化。
《80╱20法則》（The 80/20 Principle）的作者理查•柯克（Richard Koch）則反諷地說，其實很多企業的經理人本就喜愛複雜。對這些經理人而言，複雜是思考上的挑戰，使人精神為之一振；複雜是平日單調工作中的酵素，使工作更有意思。所以企業的管理會變得複雜，有一部分也是因為這些經理人的推波助瀾。
在這樣的情況下，經理人可能時常被動或主動地讓事情「不簡單」，如果想要把事情簡化，甚至還可能受到以下的質疑：
˙被批評為「不懂狀況」，因為對於複雜的問題，就該用複雜的解決方案。
˙別人會跟你說「我們全知道」，因為簡單的解答看起來太基本了，問題應該還有更炫、更精彩的答案。
˙別人會罵你「很懶」，因為要解決問題就要有一堆佐證的資料和許多方案，如果只有簡單的方法，就是不夠用心。
贏家的鐵律，就是簡單
但是，管理工作如果讓複雜凌駕簡單，柯克認為很可能會讓經理人付出許多代價。比如說，複雜的產品線，物流成本和行銷難度就會增加。複雜的工作流程，會浪費大家的時間和精力。複雜的策略，會讓組織失去方向和士氣。複雜的階級體制，則會降低溝通的效率、甚至喪失員工的信任。
針對這一點，奇異公司（GE）前總裁傑克•威爾許（Jack Welch）提出了他的看法。「企業界過去傾向於將一切複雜化，連生活上很多事情也完全複雜化了，」威爾許指出，「在未來幾年，我們要開始努力進行簡化，在溝通、生產各方面都要更簡單地進行。」
德國管理顧問岡特•侯默（Gunter Rommel），曾經針對39家德國公司進行一項研究，他發現在市場贏家和表現平平的公司之間，只有一個顯著的區別：單純與否。比如說市場贏家的產品類型比較少，顧客數目比較少，供應商也往往比較少。
另一位管理顧問傑森•詹寧斯（Jason Jennings）則在全球各地找出10家最具生產力的企業，結果也發現高生產力公司的共有鐵律就是「少就是多」，這些公司總是一切力求簡單、明白，以求發揮最大的力量。
回歸簡單把事情做好
舉例來說，美國諾斯壯百貨（Nordstrom）一直以出類拔萃的服務聞名，因為諾斯壯的經營目標非常簡單，就是「提供最卓越的顧客服務」。在諾斯壯的員工手冊上，只有一條員工守則：「在任何場合，運用個人良好的判斷力，這是唯一的規則。」所以諾斯壯的員工很清楚工作的核心目標是什麼，因而在面對顧客時，都能致力於滿足顧客的各種需求，而創造出驚人的服務品質和口碑。
被譽為「歐洲沃爾瑪」的德國阿爾迪超市（Aldi），也是化繁為簡的高手。阿爾迪超市的企業文化很注重簡單，強調以簡單的產品選擇（全店只有大約600種商品）和定價策略、樸實的裝潢和設備，專注滿足顧客「便宜、方便」的購物需求，不僅成為德國最大的超市，也讓企業在管理上可以更簡化、更有效率。
至於知名日用品製造商寶僑（P&G），則特別注重組織溝通的簡化。多年來，寶僑一直有「一頁備忘錄」的傳統，也就是所有的報告盡量用一頁的篇幅來呈現。
對於這項作法，寶僑的前總裁艾德•哈尼斯（Ed Harness）曾表示：「將事實或意見摘要於一頁的簡單書面報告，就是我們決策的基礎……這樣所有注意的焦點，就會放在那些真正重要的事情上。」。
由此觀之，簡單可說是現代經理人的管理必修課，但要具有化繁為簡的能力，阿爾迪超市前總裁、德國知名管理專家迪特•布朗德斯（Dieter Brandes）認為，經理人需要注意幾件事。他指出，經理人必須要能夠設定明確的目標，要能專注在要達成目標所要做的事，並且有勇氣捨棄不必要的枝節，然後必須要懂得信任別人、信任自己。能把這幾件事做好，就可以讓管理工作往簡單的目標一步步邁進。
宜家家居（IKEA）家具的創辦人英格瓦•坎普拉（Ingvar Kamprad）曾被問到，為什麼宜家家居以簡單作為企業的中心文化，坎普拉以他一貫簡潔的語氣回答說：「簡單是一種美德，簡單會增加優勢。」當管理變得複雜，往往就會僵化而脫離人性。但如果能不斷除去多餘、無用的部分，回歸到簡單的本質，就能將力氣用在正確的地方，順利地把事情做對、做好。這不正是管理最美好的境界嗎？ |  |
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求才祕技╱8種方法，讓好員工幫公司找到好人才
| 讓表現優異的同仁參與人員招募工作，將有助於公司找到優秀員工。一位經驗豐富的主管說，每當要招募人才時，他總是會先詢問部門裡表現優異的同仁：「你有認識像你一樣的人嗎？」因為優秀員工所推薦的人，很可能會跟他們一樣都有良好的工作態度。想找到好人才，強化優秀員工的向心力，可參考下列做法：
1.列條件：讓員工決定勝任工作所需的人格特質或行為模式。徵詢在職者和管理者的意見，請他們列出職務候選人必須具備的5∼10項條件或特質。符合的人選，應該就是足以勝任工作、適合加入團隊和諧共事的人。
2.擬問題：請員工依據他們所列出的特徵，擬定面試問題。
3.參與發問：優秀員工在參與面試過程中，並非僅止於旁觀，可以請他適時發問。
4.打分數：請參與面試的員工針對應試者的表現打分數，做為主考官的重要參考。
5.篩選履歷：設定事先過濾履歷表或申請書的標準，然後請員工幫忙篩選。
6.撰寫職務說明：請員工撰寫刊登在報紙或求職網站上的徵才職務說明。
7.現身說法：請優秀員工實際面試應徵者，例如親自解釋或示範工作的內容，讓應試者更清楚了解工作內涵，讓雙方可更進一步互相評估。
8.保持聯繫：請員工聯繫所有已面試、但未錄用的應試者，和這些人建立關係。畢竟，他們好不容易進到面試程序，藉由聯繫保有日後合作機會，對公司是有幫助的。
（取材自《主管大變身——52個激勵員工、提高生產力的實戰技巧》，麥格羅•希爾出版。整理•撰文 /黃又怡） | |
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