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| 主題學習 | | ![]() | ![]() | 【80-20法則】個人應用：時間管理 － 花80%時間思考，用20%的時間一次做對
少行動，多思考，因為20%的關鍵大事必須一次做對，否則漫長的追蹤和修正，可能會花掉80%的時間。好好利用最有生產力的20%時間，投資在你所重視的80%價值，看似短暫的20%，其實是用之不竭的。
撰文╱陳芳毓 siren@managertoday.com.tw
★受訪者小檔案
陳俊宏
出生：1973年
學歷：美國密蘇里大學統計研究所
現職：匯豐銀行行銷處副總裁
加入匯豐前，陳俊宏曾在寶僑家品（Proctor & Gamble）擔任SK-II品牌副理，後轉任萊雅（L'Oreal）擔任卡尼爾（Garnier）肌膚保養系列產品經理，零售行銷經驗豐富。
時間回到7年前的某個晚上11點，新店某棟辦公大樓裡，只剩17樓的燈還亮著。27歲的化妝品牌SK-II品牌副理陳俊宏正搔著頭，想把企畫案修改得更好。他已經工作了13個小時，布滿血絲的雙眼盯著電腦，卻一個字都寫不出來。
「從做行銷的第一天起，我就覺得時間不夠用！」陳俊宏解釋著，行銷人要做的事多又雜，小從商品貨架陳列，大到確認消費需求，都是工作範圍。久而久之，他就習慣了「做不完定律」，過著每天加班的生活。
那天晚上，坐在一旁等結果的主管實在看不下去，就走過去拍拍陳俊宏的肩膀：「有些事，如果第一次就做對，就能省下很多重做的時間。」這一席話，讓陳俊宏第一次意識到用80/20法則管理時間的重要。
不能一次做對，就得花80%的時間修正
7年後，陳俊宏從零售業轉到金融業，擔任匯豐銀行行銷處副總裁，負責貴賓理財的行銷企畫。當主管後，他發覺80%的小事都有犯錯或重做的空間，不會花太多時間，對成敗也沒有決定性的影響；但是20%的關鍵大事，就必須一次做對，否則日後漫長的追蹤和修正，可能就會花掉80%的時間。
以行銷領域來講，第一次就要做好的，是「創意發想」相關的事。如果能清楚地對廣告商描繪你的核心概念，對方就會少花很多嘗試錯誤的時間。萬一你連自己要什麼都講不清楚，「廣告商就會想：『好吧，那我回去試試看。』而試試看的結果就是，接下來你每天都要想，『下次該叫廣告公司怎麼改？』」陳俊宏從過往經驗中，體會到第一次就把事情做對的重要。
碰到關鍵大事時，陳俊宏會利用零碎的時間，提早開始思考，把想法寫下來。隨著截止日期逼近，想法會愈來愈完整、清晰。長期的事前規畫，是因為陳俊宏堅持把時間花在對的事情上，他不希望被廣告商當場問倒，也不希望事後又要補資料，更不希望做第二次報告，「因為那20%的源頭最重要！」
就拿他剛與廣告公司溝通完的年度行銷計畫為例，陳俊宏說他3個禮拜前就開始準備簡報，但所謂的「準備」，指的不是蒐集資料或寫報告，而是「思考」。「思考如果我是廣告公司，我期待從客戶那兒得到什麼資訊？」陳俊宏認為，這可能包括了今年市場的變化、明年的行銷方向等。
想出架構之後，陳俊宏還會不斷反問自己：「這樣夠了嗎？」等到大致都想清楚了，才會請同事提供資料。他笑說，當過員工的人，最討厭的就是那種「不知道自己要什麼，卻每天要員工提供新資料」的老闆。只有當自己清楚知道哪些該要，哪些該捨，才不會被過多的資料模糊焦點。
一旦開始行動，就忘了繼續思考
把多數時間花在思考，是用80/20法則管理時間的重要概念。「少行動，因為我們一行動就不思考，」《80/20法則》一書指出，時間根本不會不夠用，問題出在人們只善用了其中20%；而就是因為時間太多，才會不斷地藉由「重做事情」來浪費它。其實，為了趕上事情的最後期限，人們通常只有在最後20%的執行時間裡才具生產力。
2006年，匯豐銀行的貴賓理財部門，首度嘗試大型的行銷活動。陳俊宏依舊遵循80/20法則，把大多數時間花在思考「貴賓理財客戶最需要什麼？」為此，他做了許多焦點團體、問卷調查，甚至跟忠實客戶討論，最後決定把「信任感」做為行銷活動的主軸。
「廣告主角是誰？贈品送什麼？拍攝場景在哪？貴賓理財中心怎麼布置？這些細節都只是錦上添花。關鍵訊息對了，就對了！」陳俊宏解釋。
然而，「思考顧客需要什麼」這類策略規畫型的事，聽起來遠不如「如何把貴賓理財中心布置得富麗堂皇」等執行面的事，來得刺激有趣。陳俊宏笑說，開會時最常發生的狀況是，原本是嚴肅地討論策略規畫，但只要一有人提到，「我看到某某銀行，布置得如何又如何…」大家就會紛紛岔開原本的討論，加入新話題。
這時候，陳俊宏會先讓大家天馬行空地抒發意見，接著再說「我們可以另外開會討論」或「如果有興趣，會後再來討論」，提醒大家回歸正題，否則80%的時間，就會浪費在無關緊要的話題上。
陳俊宏坦言，像裝潢分行這類的事，做起來立竿見影，成就感十足，的確很吸引人。然而，新手主管最忌諱的就是跟屬下搶事情做，卻不思考長遠規畫。
為了不讓自己分心去做有趣但不重要的小事，陳俊宏會把每周最該做的6∼8件事，寫在利貼上，貼在電腦螢幕旁，隨時提醒自己。他每周也會跟下屬討論工作重點和報告方向，確定之後再繼續往下做，避免讓下屬走冤枉路。
用20%時間，創造80%快樂
用80/20法則管理時間，不僅能讓工作更有效率，也可以讓生活更幸福，這是因為生活中80%的快樂，只需要我們20%的時間。
在那段經常加班到11點的時間裡，陳俊宏回到家時，妻子早已熟睡。「反正她也累了，我最好不要吵她，」剛開始，陳俊宏這樣安慰自己，但漸漸地，他發現與妻子的對話愈來愈少，愈來愈不投機。他恍然大悟，唯有減少工作時間，才能挽回家庭生活。
於是，陳俊宏重新調整工作步調。女兒會說話之後，他每天都和女兒約好，第二天要陪她說個故事或看場電影。父女間的小小約定，成為他每天有效完成工作的動力。下班後的時間，留給女兒；女兒睡覺後的時間，則留給妻子。每天工作11小時後，再用4小時維繫家人感情，工作與生活平衡，讓陳俊宏覺得幸福又滿足。
生命中，你重視的價值是什麼？工作成就，還是家庭幸福？好好利用最有生產力的20%時間，投資在你所重視的那80%價值，你會發現，看似短暫的20%時間，其實是用之不竭的。別讓低價值的事物分散了注意力！ | |
| 實用祕技 | | ![]() | ![]() | 銷售祕技╱一眼洞察客戶的「非語言」信號
整理•撰文╱黃又怡
文章來源《經理人月刊》1月號
業務員在進行推銷時，被推銷的一方多半只是傾聽，而不會發表任何意見。在這種情況下，要如何了解對方的心態是熱情還是冷淡？此時「非語言」線索可以成為完美的「晴雨表」，探測對方的態度。
經驗豐富的銷售者，善於從潛在客戶的動作表情來搜尋「接受信號」。偵測到以下5種「接受信號」，表示你可以進到銷售的下一步，適時開口要求成交。
1.對方從座椅上探身向前：表示他喜歡你的言論，或者至少感到興趣。
2.睜大眼睛。
3.堅定的點頭。
4.自然的微笑：對方不討厭你。
5.摩拳擦掌：顯示他已經迫不及待了。
與接受信號相反的是「抵制信號」。當看到下列6種「抵制信號」的時候，也許你該轉換話題，或直接了當問對方：「請問我是否沒有解釋清楚？」或「您對這些內容有疑問嗎？」
1.坐著的時候，雙腳不停地交錯，或緊張地移動雙腿：顯示對方想要站起來起身離開。
2.搓揉前額或後頸：對方很惱火或是茫然不解。
3.以手掩面或掩口：顯示對方心存焦慮。
4.搖頭：這是明顯的抵制信號。
5.往後退縮狀。
6.雙手交叉置於胸前：此為特別強烈的抵制信號。
（取材自《辦公室超人》，十力文化出版。） | |
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