PowerPoint簡報十大切記與切忌事項

本報內容由 台灣微軟股份有限公司 提供　每週 二 出刊.2007.11.20

創業密技eQ報 免費電子報 有料電子報 個人電子報 PowerPoint簡報十大切 ... 在blog上映我的相片秀 本期目錄     •PowerPoint簡報十大切記與切忌事項     •讓軟體為你提升銷售量的四個簡單方法 主編推薦   • 散戶的賺錢機會在哪呢?   • 另人感動的不是它的價值，而是它背後的心意   • 巴菲特：連清潔工稅率都比我高！   • 喜歡攝影、公仔交換、明星偶像…家族讓你找到同好夥伴   • 就是這樣一成不變？體驗最Hot可更換面板的撥放器。   電子報最新消息 • 托福、多益考前惡補！   考好TOEFL、TOEIC測驗，求學升職皆容易！ • 會話震撼教育－時尚篇   在國外要剪髮，如何和設計師溝通？還有服裝化妝英文喔 • 90分鐘活用激勵技巧   主管要會激勵員工，才能勇創公司業務佳績 訂閱特惠情報 軟體授權免費估價 創業密技eQ報     PowerPoint簡報十大切記與切忌事項 工欲善其事，必先利其器，PowerPoint讓你言之有物 工作環境電腦使用者指南 作者：Jeff Wuorio Cherie Kerr 知道如何在商務會議中讓變得既具挑撥性又有說服力，也知道有可能發生完全相反的效果。 秘訣： 在 PowerPoint 裡，想快速在不同的快取圖案間切換，又不想失去現有格式設定的話，請先選擇要變更的快取圖案，按 [繪圖] 按鈕 (在 [繪圖] 工具列上)，指向 [變更快取圖案]，然後按新的快取圖案。 加州的公共關係顧問 Santa Ana 說：「只要用得正確，這會是您最好的朋友。」 Kerr 從兩種不同角度觀察這個 Microsoft 熱門簡報及圖形應用程式，正好反映出業界及學界中的爭議。雖然有許多人支持 PowerPoint 是效用強大的商務工具，但同時也有許多人認為它是在拖累互動的效果，會混淆、扭曲、甚至扼殺溝通。 不過 Kerr 指出，任何談論 PowerPoint 好壞的議題，都只是更加反映出善用這個程式的重要性。這裡就告訴您十個善用 PowerPoint、讓企業更出色的方法： 1.言之有物： 從某種角度來看，PowerPoint 簡單上手的優點，也可能是它最大的缺點。不論建立引人注目的投影片和圖片有多麼簡單、多麼有趣，都千萬別忘了 PowerPoint 並不是獨立的。聽眾是為你而來，不是為了瞪著螢幕上的圖像而已。簡報資料要做得好，但是演說的內容也要一樣引人傾聽。Matt Thornhill 是 Audience First 的總裁，這家在美國維吉尼亞州密德羅申的公司，提供簡報訓練的服務。他說：「PowerPoint 並不會做簡報，PowerPoint 只會做投影片。別忘記你做投影片的目的，是為了輔助口頭上的簡報。 2.保持單純： 不論是 PowerPoint 還是其他簡報程式，我們大概都見過那種簡報者像是要向簡報程式求婚的情況。因為他會毫不保留地炫耀每個特殊效果、每種小工具，就像炫耀心上人一樣。但是，真正最有效的 PowerPoint 簡報，都是很簡單的：易懂的圖表、與演說內容相呼應的圖形等。有些權威人士建議每行不要超過五個字，每張投影片也不要超過五行字。Kerr 說：「不要用過多文字和圖形來做總結，不妨換個立場思考，真的需要把所有東西都放上螢幕嗎？ 3.投影片裡少用數字： PowerPoint 的魅力，就是能夠簡潔地傳達想法，以輔助演說的內容。但是如果同時出現太多數字和統計資料等等，情況就完全相反。一般來說，效果最佳的 PowerPoint 畫面，都不會帶有過多數字。取而代之的，是在事後另外發出較為深入說明的備忘稿。想要用 PowerPoint 強調某個統計資料的話，可以考慮改用圖形或圖像傳達。Kerr 說：「例如有一次我要說到關於阿滋海默症的普遍性，我沒有直接把統計數字放上螢幕，而是放了一張老年女性的照片。」 4.不要只是複頌 PowerPoint： PowerPoint 使用者中，最普遍也最不好的習慣之一，就是直接唸出投影片上的文字。這不但是多餘的 (簡報者淪為切換投影片的工作人員)，而且不論簡報本身做得多美觀，結果都只會讓人覺得無聊。演說內容要能夠延伸討論螢幕上的內容，而不僅止於複頌，才能讓 PowerPoint 發揮最大的效用。Roberta Prescott 的 Prescott Group 是位於美國康乃狄克州的溝通顧問公司，他說：「就算是用 PowerPoint，也一樣要與聽眾保持眼神的接觸。他們不是來看你的後腦勺的。」 5.算準說話時間： 另一個可能發生的問題，就是演說人在換新投影片的同時開始說話，這樣只會讓聽眾分心。精心設計的 PowerPoint 簡報，會先放上新投影片，讓聽眾有機會閱讀並消化內容之後，才開始討論、延伸及擴大螢幕上的主題。Kerr 說：「這是時機問題，千萬別和你的投影片搶鏡頭。」 6.休息一下： 再強調一次，當 PowerPoint 成為視覺輔助工具時，才能發揮最大效果。有經驗的 PowerPoint 使用者，不會怕讓螢幕暫時空白一陣子。這樣不但讓聽眾視覺上得到喘息的機會，也能把聽眾的心思帶回口頭上的互動，像是小組討論或是問答時間等。 7.使用亮麗色彩： 在文字、圖形和背景間創造出較強烈的對比，也能有效傳達訊息和情感。 8.匯入其他圖像和圖形： 不要只使用 PowerPoint 提供的內容，最好能利用外來的圖像、圖形和視訊等來加強變化，以提高簡報的吸引力。紐約的科技顧問 Ramon Ray 說：「我常常會在簡報裡加上一兩段短片，不但可以傳達訊息，還能加點幽默，讓大家放鬆心情。 9.簡報完後才發備忘稿，不要在簡報時發： 這一點有些人會反對，但是沒有人會喜歡對著一群正忙著看自己的結論的人說話。除非一定要讓大家能夠邊參考備忘稿邊聽取簡報，不然最好等到簡報結束後再發。 10.簡報前嚴格編審投影片： 千萬不要忘了聽眾，完成 PowerPoint 投影片草稿之後，要假設自己就是聽眾之一，邊看著投影片邊聽著說明。如果有什麼感覺不對的、令人分心或混亂的東西，馬上刪掉。通常這麼做都能夠改善整個簡報。 ▲TOP 精選文章     讓軟體為你提升銷售量的四個簡單方法 無論您是面對面拜訪客戶，或是用電話進行推銷，撰寫企畫或製作報表都可能讓您花費較多的時間。無論如何，紙上作業會佔用你可以接觸客戶的時間。 http://www.microsoft.com/taiwan/smallbusiness/themes/one-stop-sales-kit/4-ways-software-can-enhance-your-sales.mspx ▲TOP 熱門焦點   • 【解盤即時通】專業名師當您全天候股市線上家教   每日只要10元，掌握名師飆股動向！ 上線促銷全面特惠再八折喔！ • 打破軟體採購習慣，送你劇院級DVD投影機！   前期文章 全部歷史文章 出刊日期 出刊主題 2007-11-13 應該監控員工使用網路的情況嗎？ 2007-11-06 有效運用預算的八種方法 2007-10-30 透過網路進行業務聯繫 2007-10-23 保護您的企業　也保護您的員工 2007-10-16 網路會議讓你不用離開座位就可以開會 ◆客服信箱：http://go.microsoft.com/?linkid=4018840(填寫網路表單) ◆免付費專線 0800-00-88-33 感謝你訂閱這份電子報，下列電子報或許你會喜歡，請勾選    創業搶鮮誌    CHEERS快樂工作報    天下無難事，只要 ...    能力雜誌    Easy企管報    一開始，就做對    總裁學苑週報    30雜誌電子報 我要訂閱這份報紙» 我要取消這份報紙» 訂報說明 ．本電子報內容由 台灣微軟股份有限公司 提供 ．關於內容有任何疑問，或欲轉載請聯絡 http://go.microsoft.com/?linkid=4018840 PChome ePaper 電子報版權所有，關於電子報發送有任何疑問，請聯絡 客服 台北市敦化南路二段105號11樓 ，TEL：(02)2708-8038，FAX：(02)27094848。

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