http://www.mobile01.com/newsdetail.php?id=4340
之前小弟我分享了一篇「Gmail 分身術－2.8 GB變28 GB」，自己也照著實行了大半年，但不知為何有一天鬼迷心竅，想一了百了，就付費買了Google加大容量的方案，把信箱改成15GB（額外付費10GB）。三天後就極度後悔，倒不是覺得捐香油錢給Google大神很不值，而是.....
Mobile01辦公室自本月起改用「Google應用服務」，每位員工立即享有藍鑽級25GB的GMail信箱。真是不知道該說什麼了，只好寫一篇Google應用服務的使用心得來洩憤...啊不是，是感謝Mobile01的福利，謝∼謝∼蔣∼大！
發文不附圖，此風不可長。秀一張25600MB的Gmail信箱給大家看看，Gmail的好用功能不必再多做介紹，支援POP3、SMTP、IMAP，可 同時用數個Email帳號來發信，比一般Mail Server更強悍。而且它的垃圾信管理非常硬，雖然偶有錯殺忠良的情況，但收信夾絕對是乾乾淨淨，不像另一家大型免費郵件服務，不知道是在收垃圾還是在 收信。
當 蔣大 宣佈說我們的郵件伺服器要讓Google大神代管時，我跟大家有相同的疑問：公司名片不就要改成遜遜的username@gmail.com？要用什麼帳 號登入gmail？所以先用最簡單的一段話來解釋Google應用服務，再來炫耀...嗯，分享一下付費版的Google應用服務。
Google應用服務（Google Apps）就是把你現有的網域，掛上Google的服務。所有服務的登入都是用原本網域的帳號來存取，而非Google帳號。換 句話說，我的E-Mail依然是user@mobile01.com，但別人寄信到這個位址會變成由Gmail收件和管理，這個帳號也可以存取 Google其他好用服務。這很適合小型企業，不必自己養機器管理郵件，一切都讓大神處理，當然像Mobile01這種跨國巨型財閥也相當好用！
1.申請 Google應用服務
申請Goole應用服務並不難，主要分成兩階段，第一階段是付錢，第二階段是較複雜的網域設定。其實Google應用服務也有免費版，但免費版的就跟一般 免費的Gmail一樣，只有2.7GB而已，小企業的話建議買每人每年50美金的方案，對20人以內的公司來說，這個花費絕對比自己買機器便宜多了。
先到Google應用服務的網頁，底下有各種資訊，其實內容寫的都差不多。按一下「比較版本並申請」。
現在Google應用服務分成三個版本，免費版就是使用Google現在所有免費功能，但一樣可以使用自己的網域。教育版必須要有學校的網域，功能接近付 費版，但仍然不用錢，專業版是每人每年50美金，主要多了25GB信箱和99.9%的可靠度，而且Gmail預設就沒有Adsense關鍵字廣告了。選擇 方案按「申請」，以下是以付費版做示範。
申請過程需要輸入「網域」（以domain_name.com或domain_name.idv.tw之類的形式輸入），還有帳號數目，這個帳號是用來使 用Gmail信箱和其他週邊服務，每個帳號一年50美金，可以先試用30天，一個月後就會扣款。在扣款日之前, Google會先以電子郵件通知是否確定使用, 決定使用的話可以忽略由Google自動扣款, 不然就要在扣款日之前申請轉移到標準版或是停用。
填完差不多就要付錢了，Google會先依帳號數目結算。
之後會連到Google Checkout刷卡付費。
刷完就可以開始用Google應用服務了。
要啟動應用服務，得先設定該網域的第一個管理員帳號。
回到Google應用服務的首頁，按一下「舊用戶，請在此登入」，輸入你的網域名稱，然後按管理此網域，輸入管理員的帳號和密碼就可以進入後台。
2.驗証網域、MX與基本設定
Gmail應用服務的宗旨是讓Google代管企業內常用的服務，最重要的就是Email位址，申請應用服務不會讓Email 變成username@gmail.com，而會保有原來的網域。所以申請完之後的重要步驟就是驗証網域，証明你真的擁有這個網域的權限，就算你發現網域 已經先被申請了，只要能通過驗証，就能取回這個網域的申請權，所以不用擔心網路老鼠先行註冊，除非牠駭掉你的網站，取得網站或DNS的控制權。
[ps.事實上，Mobile01.com就被別人先註冊了，但只有我們可以真正驗証網域，所以馬上就搶回來了]
在尚未驗証網域之前，所有服務都是未啟用的狀態，按一下「驗証網域擁有權」。
驗証方法有「HTML檔」和「CNAME」兩種方法，前者適合已經有WWW伺服器的，沒有WWW網站的就增加DNS的CNAME紀錄。
CNAME必須要到你買DNS網域的地方設定，Google會給你一串亂碼式的網址，你只要把這串網址指到google.com，Google會反查這個DNS，正確的話就通過。
上傳HTML檔是給已經有網站的，Google一樣會給你一串亂碼，建立一個亂碼的html檔，裡面寫入那串亂碼，放在網站的根目錄下，Google會去檢查。Mobile01是採這個方式，Google會說驗証需要48小時，不過我們只等了四個小時就通過了。
接下來是設定Email位址，在控制台的首頁選「電子郵件＞一般＞啟用電子郵件的指示」
E-Mail是靠一個MX（Mail Exchanger）來得知實際的郵件伺服器位址，一樣是在購買DNS的地方設定，它是紀錄Email的位址該怎麼走，Google應用服務要設的就是把 你的網域的Email導進Gmail，讓Google代管mail server，只要DNS設定好，Email就會開始走新的路。所以，如果你的網域原本就有Email，那在Google應用服務裡就必須先設定好帳號， 這個帳號要跟原本網域的Email帳號一樣，這樣Email就不會中斷了。如果要設MX，點一下「變更你的MX紀錄」。
MX紀錄是在DNS服務商那邊設，Google這裡只是教你怎麼設，基本上就是把Email的伺服器設到Google的郵件伺服器，總共有七台，依序設好就行了。
至於Email的帳號，要跟原本網域使用的帳號一樣，Email才會無間斷的收過來，對外面寄信的人來說完全沒有感覺，悄悄的，你的Email就轉由 Gmail來管理了。帳號是在控制台的「使用者帳戶」這邊新增，要購買足夠的帳號數量才能申請，不用的帳號可以刪除空出來，另外再申請新的。
Google Apps是以帳號數量算錢的，不用的帳號可以刪掉空出來，申請成別的名字。重點是，Google Apps的帳號可以設定「暱稱」，暱稱的意思是收「別的帳號的信」，比如原本有一個aaa@domain.com的帳號，後來因婚外情而離職，就可以刪 除，把空出來的帳號給另一個員工bbb@domain.com，然後點進bbb的帳號下加入「aaa」的暱稱（alias），這樣bbb就會持續收到寄給 aaa的信。但是，這只能用在之後的新信件，舊信件還是要備份出來，可用Gmail的POP3功能來備份。
在「網域設定＞一般」下，可以輸入公司名稱，也可以換圖片。
3.線上辦公室
除了25GB的信箱之外，Google應用服務好用的地方就是其他以Email帳號衍生的週邊服務，相信很多人都已經玩很久了，就是日曆（Google Calendar）、文件（Google docs）、 Google Talk、iGoogle等等，等於是有個小型的線上辦公室，完全使用Google的服務。如果原本沒有網站，也可以用Google Page Creator弄個簡單的網頁，不過這個服務還有點鳥就是了....
所建立的帳號也會自動分配在同一個聯絡人群組下，所有服務都會以群組的方式聯繫，比如日曆、文件會自動公開給同一個網域下的人，Google Talk會自動列出網域裡的人，線上協同作業時很方便。當然，最猛的還是25GB的信箱，配合Gmail收POP3的功能，可以把一堆信箱的信全灌進 Gmail裡
。這些服務的功能我想就不用再詳細介紹了，大家應該都很熟了，這裡就簡單講一下Google Apps線上辦公室的實際案例，也就是Mobile01內部的運作方式。
Google應用服務的六大功能，其實就是原本的免費服務加上網域群組的功能，每個功能都有專屬的網址。很不幸的，並沒有picasa網路相簿服務，或許Google認為相簿不是小企業需要的服務吧？雖然Google Apps也能給小團體使用。
iGoogle的應用服務版，可以當做個人化首頁，快速瀏覽所有服務的資訊，如果有上傳自己的圖片的話，上面的logo跟著變。
在控制台的「使用者帳戶＞設定」下，啟動「聯絡人共用功能」，這樣網域內的所有人都會自動加進Gmail和Google Talk的聯絡人中。
Gmail的聯絡人清單會看到網域內的所有人，要發公司內群組信很方便。
用自己網域的Email可以登入Google Talk，
在「服務設定＞日曆＞一般」下，可設定在網域中「共用所有資訊」，讓大家可以看到彼此的行程。
在Google日曆裡的「分享此日曆」中，預設就是分享給網域裡所有人。不過其他人要看到你的行程，還是要手動新增你的日曆（加入Email），並不會自動出現。
在Google Calendar下新增同網域使用者的EMail後，就可以看到對方的行程。Mobile01有派駐記者在台北（總部則在台南），用Google Calendar就能隨時掌握對方的行蹤，每天幾點有什麼記者會都清清楚楚。而Mobile01每日首頁更換的進度也是由此排定，同時顯示多個行程表就能 知道時間有沒有衝撞到。
在「服務設定＞文件＞」下，可以設定文件的共用規範，如果想要嚴一點，可以設成無法共用這個網域外的文件。
在Google Docs文件裡，會多出一個選項，可以設定成同一個網域下的人都能檢視或編輯文件。不過，文件並不會自動出現在其他人的共用文件列表裡，必須先邀請別人才會出現（在「以合作者」或「以檢視者」的地方輸入E-Mail），或是直接給文件的網址。
在合作者或檢視者那邊輸入同網域使用者的EMail之後，文件就會自動出現在共用列表裡。由於Google docs是完全線上的，可以在任何地方和同事協同作業，比如最近蔣大一直在外面忙，我們就用Google docs編輯工作日誌讓蔣大追蹤工作進度，或是Mobile01最近要全站Unicode化，也是用Google docs來隨時更新轉換進度。
最後是Google應用服務的進階工具，像是用csv格式快速新增大量帳號，轉移郵件等等，其中API比較複雜，Google有把一些功能做成API讓人使用，依照特定格式，就能讓其他軟體存取Google的資訊，不一定要連上這些網頁，通常是讓人整合到現有的公司系統。
可靠度不足？
之前一篇討論「gmail適合當作是公司的聯絡mail嗎？」， 有網友疑惑讓Google管理信箱會不會有資料流失的危機。講正經的，Mobile01並不是什麼巨型事業體（但真的是跨國啦...），而我們這種小型企 業自己架的郵件伺服器，可靠度絕對輸給Google這種靠網路服務為生的公司。每年每個帳號花50美金，換來的就是99.9%的正常運作，免費的 Gmail就已經很少失常了，我相信除非加州整個裂開沉進海裡，否則付費版絕不會有斷線的情況。
當然大型企業可能會有自己的IT政策、或有公司內部統一的EIP/ERP系統，這些系統不一定好用（還是說....一定不好用？嘻嘻），但牽涉範圍太廣， 不適合也不必轉到Google下。但小型企業、三五好友、學校社團、神秘宗教、地下結社這種買不起專業系統的團體或公司，註冊個便宜的網域，給 Google代管一下真的很方便，就算是免費版也非常好用，需要可靠度和大容量的話再付費。Mobile01辦公室就是完美的轉移範例，開會行程、文件、 內外郵件全部都是Google加持了，接下來只要想怎麼「善用」公司資源就好了，25GB....嘿嘿...。
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