信件會突然全部不見 ?!聽說 Outlook Express 逃不過 2 GB 的魔咒？

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Home	Q 方：多位教職同仁 A 方：電算中心網路組
Q.	信件會突然全部不見 ?!  聽說 Outlook Express 逃不過 2 GB 的魔咒？ 【狀況敘述】 本人前陣子開啟 Outlook Express 處理電子郵件時，發現原來所有的電子郵件突然全部不見了！聽說 Outlook Express 有 2 GB 的限制，超過就會發生這種慘劇~ 請問： (1) 這個「傳言」是真的嗎？ 更新版本有用嗎？ (2) 怎麼檢查已經使用多少了？ (3) a) 這限制是整個 Outlook Express 一起算， 　　還是 「收信匣」、「寄件備份」等資料夾分別算？ b) 又，一開始這 2 GB 的限制是怎麼來的呢？ (4) 萬一 Outlook Express 裡的電子郵件突然全部不見，救得回來嗎？ (5) 如果仍使用 Outlook Express，對於這限制，學校是否有解決方案或建議？ (6) 如果不使用 Outlook Express，學校是否有其他解決方案？或建議其他電子郵件軟體？
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Q.1	這個「傳言」是真的嗎？更新版本有用嗎？
A.	這不是「傳言」。這是真的！ 而且正確地說，應該是超過 200 MB 就可能會出問題，但是 200MB~ 2 GB 這之間什麼時候會出狀況，只有老天爺知道... 更新版本也沒有用！ 這個問題存在於各個版本的 Outlook Express，微軟也並不打算繼續更新 Outlook Express 了。 在新推出的作業系統 VISTA 中，並沒有 Outlook Express 7，而是改用另一個信件軟體；目前還需要進行測試，才能知道它是否已經擺脫了這樣的命運。   TOP
Q.2	怎麼檢查已經使用多少了？
A.	如果您未自行變更過路徑（工具 -> 選項 -> 維護 -> 郵件檔資料夾），那麼，請檢查這個預設目錄： C:\Documents and Settings\使用者名稱\Local Settings\Application Data\Identities\{XXXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXXXXXXX}\Microsoft\O utlook Express 以「詳細資料」模式進行檢視，就可以看到大小了。例如：  TOP
Q.3	a) 這限制是整個 Outlook Express 一起算， 　　還是 「收信匣」、「寄件備份」等資料夾分別算？ b) 又，一開始這 2 GB 的限制是怎麼來的呢？
A.	a) 還好是指 "單一" 資料夾，也就是「收信匣」、「寄件備份」等是個別計算。 b) 這是以訛傳訛的結果吧！ 要再一次強調：是單一信件匣容量達 200 MB 就會出現問題，但是不一定會發病。 一般使用者最常用到爆的信件匣就是「收信匣」，當它到達 2 GB，就一定會出現 Outlook Express 無法收信，或是信件全部不見等的現象。無法收信是一定會出現的症狀，其他狀況則是隨機出現。 　 ※ 請注意，200 MB 後就會開始出現問題！  TOP
Q.4	萬一 Outlook Express 裡的電子郵件突然全部不見，救得回來嗎？
A.	不一定，軟體可以打撈，但不能完全救回。 如果有重要到非要救回不可的資料時，請準備好銀兩，通常需要 2 萬以上，而且廠商並不保證。 　 關於教職同仁所遭遇的慘劇，目前本中心已有過三次使用 "OE-Mail Recovery" 這套軟體進行搶救測試，結果分別如下： 第一次是企管系的老師，2 GB 的信件檔打撈回約 800 MB。 第二次是總務處的同仁，打撈完全失敗，沒有打撈到任何東西。 第三次視財金系的老師，2 GB 的信件打撈回約 1.39 GB 的信件。 目前尚不肯定 "OE-Mail Recovery" 成功與失敗的因素為何。但這套軟體已是本中心所測試軟體中最穩定的一套；其他不是軟體當掉，就是看的到信件但是撈不出來。  TOP
Q.5	如果仍使用 Outlook Express，對於這限制，學校是否有解決方案或建議？
A.	目前大概沒有任何一所學校可以解決 Outlook Express 的這個問題，因為不可以也不可能對這支程式進行這樣的動作。 建議： (1) 建立良好的使用習慣，將您收取進來的信件分門別類歸檔（建立「新資料夾」），不要全部集中在「收件匣」 ※ 注意： 請至少將公務 (課務) 與非公務等信件匣分開，這樣會比較容易檢視到底是哪一類信件將您的信件匣撐大。 (2) 建立良好的使用習慣，定時定期壓縮您的信件資料檔！ （壓縮時，可一次壓縮一個資料夾，也可壓縮所有資料夾。） ※ 注意： 除非經過「壓縮」這動作，不然即使您將不要的信件刪除掉，該資料夾 (即 Q2 處的 dbx 檔) 仍會越來越大。 (3) 建立良好的檔案管理。單一郵件會很大，通常是因為有附檔（尤其是多媒體類檔案如：影音、簡報檔、圖片等），可以將附檔另存後，將郵件刪除掉。 (4) 建立良好的檔案管理。可以將 過去學年度或已結案工作之相關郵件，移存至本機他處，不要將幾年來的郵件一直留在 Outlook Express 裡。 也不要忘記，備份永遠不嫌多。每隔一段時間做個備份，信件丟失的機會越小。  TOP
Q.6	如果不使用 Outlook Express，學校是否有其他解決方案？或建議其他電子郵件軟體？
A.	(1) 除了 Outlook Express 外，您可以改用較專業的 Outlook。 Outlook 2003 之後的版本，可以支援到 20 GB (當然也需要養成良好的使用習慣)。 ※ 注意："Outlook Express" 和 "Outlook" 是兩套不同的軟體。 (2) 可以使用 WebMail 嗎？不確定中... 原委說明如下： 本中心原想建議同仁，使用 WebMail 亦為可行之替代方案，但日前教育部關於資通安全來函 (96 年7 月6 日，台電字第 0960103352 號)，要求各機關學校應酌參《立法院審議 96 年度中央政府總預算所作決議事項》，其中之ㄧ為「禁止員工使用網頁式電子郵件 (Webmail)，並建立管理機制，以避免漏洞產生。」 對於立法院「禁止員工使用網頁式電子郵件 (Webmail)」這一項不具說服力之決議，教育部亦未見有官員像其他事項般地據理力爭，而直接來函各校，目前已有不少學校去電教育部 "○○"。 　 註：最近有個很紅的 ThunderBird ，它一樣脫不出 2 GB 的魔咒， 本中心尚待觀察下一版看會不會更好。

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