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| 創業密技eQ報 | | ![]() | ![]() | 應該監控員工使用網路的情況嗎？
取得平衡點
作者: Monte Enbysk
您的任務是 (如果您已決定實行)：裝上監控軟體，監控員工鍵入的每個字、發送的每封電子郵件和每則立即訊息、開啟及編輯的每份文件，甚至是造訪的每個網站。
然後盡可能對員工據實以告您採取的措施，考量為何。
各位大老闆，祝您好運 (或各位老爸、老媽、配偶，讀下去就知道了)。
愈來愈多企業今日面臨相同的局面。員工監控裝置 (就是熟知的「間諜軟體」) 愈來愈吸引人，而且價格合理、易於使用。對公司的價值在於，可協助增強安全性、提昇產能，減少員工的不當行為、防止競爭性資訊洩露，並降低責任風險。然而，許多員工認為監控軟體侵犯他們的隱私權。如果沒和員工溝通就直接安裝監控軟體，或公司逕自一頭熱監控過頭，可能有損員工士氣，導致優秀的員工離職。
不可能的任務嗎？請看以下的需求評估及實施策略。
工作中使用網際網路量持續增長
事實上，投資這種裝置的公司正不斷增加，但不見得是因為 911 恐怖攻擊，而是由於企業使用網際網路量的上升，而讓人意識到安全問題。愈來愈多的公司提供寬頻或撥號方式存取網際網路，因此公司也正在想辦法避免員工藉由網路或電子郵件，上色情網站、玩遊戲或處理大量的私人事務。
根據 2001 年 Privacy Foundation 的一項研究，估計全球有 2700 萬員工在工作中使用網際網路或電子郵件時，受到監控。雖然企業集團比較常見，但小型企業監控員工使用網路及電子郵件的情況也逐漸增多。In-Stat/MDR 發現早在 2000 年，所調查的小型企業中就有 19% 監控員工使用網路，10% 正採取措施「封鎖」某些可能不適當的網站。
監控產品既有單一解決方案，也有綜合性方案。例如，Websense 這種產品就經常被用來監控員工使用網際網路的情況，並且可以適時篩選網站。MIMEsweeper 也是常見的電子郵件監控產品。
同時，TrueActive 軟體中的 WinWhatWhere 可監控收發的每封電子郵件、每則立即訊息及每份文件，以及電腦鍵入的每個按鍵。最新版本的產品甚至可從網路攝影機拍下相片、儲存螢幕擷取畫面，並且用多種語言來讀取鍵入之按鍵。公司創辦人兼技術長 Richard Eaton 表示，約有 80% 的銷售對象是企業，其餘則是政府機構、監控孩子使用電腦的父母，以及懷疑伴侶不忠的男女。
取得平衡點
許多分析人員說，公司考慮使用監視軟體的確有正面效益。不過，Jupiter Media Metrix 的研究部主任 Michael Gartenberg 也提醒，一旦決定要做，公司必須向員工說明監控的內容及原因。
Gartenberg 說：「員工必須瞭解，老闆有權保護商業通訊，避免因不當使用而使公司可能承擔法律責任或有損聲譽。老闆則要瞭解，要說清楚界線在哪裡，並在完全信任員工與完全不信任員工之間找到一個平衡點。」
Watson Wyatt Worldwide 的人力資源顧問 Ann Meany 認為，在購買任何監控軟體之前，請先回答下列問題。
• 您是否在解決問題，或者您只是妄想多疑？Meany 說：「如果只因為多疑而這麼做，我認為不太好。」她認為，應該還有更恰當的理由，例如關心員工安全、注意是否有性騷擾問題，以及真正關切員工欺詐、商業間諜與不當行為等。
• 有文化融入的問題嗎？在自由獨立風氣中成長的企業，例如著重研發的公司，若進行監控，所招致的問題可能比解決的要多。Meany 也指出，如果公司提供留才福利，如衣物乾洗、寵物看顧、兒童照顧等等，您就應該料到在工作時，員工會花一些時間在個人事務上。
如果您的答案沒什麼問題，請遵循以下五項秘訣：
1.預先宣布規劃，並接受員工的意見反應。TrueActive 的 Eaton 建議，向員工展示監控軟體以及軟體向 IT 管理人員回報的資料。Meany 特別強調，向員工介紹的方式非常重要，除非能舉例說明好處，諸如提高生產力、加強安全、減少內部欺詐問題，及其他責任風險等，否則強烈的反彈會是預料之事。如果您根本毫不在乎，那就等著在訴訟時解釋原因吧。
2.明確界定哪些行為不可接受。不過，不太可能一一列出不當情況，也不用如此。但是，如果計畫要篩選掉某些網站，如色情、賭博甚至求職網站或 F***edCompany.com，透露給員工知道才是明智之舉。Meany 說，過度封鎖可能代價較大，但每個公司必須自行衡量。重點是如果您先訂出限度，讓員工知道什麼是不恰當的，工作效率就會更好。個人電子郵件與立即訊息也同樣如此。至於立即訊息，許多員工尚未意識到他們未加密、一對一的訊息也在監控之下。必要的話，可以告訴員工，甚至示範給他們看。
Gartenberg 特別給員工一句忠告：永遠不要在工作時發送電子郵件或立即訊息，除非您不怕第二天在報紙頭版上讀到其中內容。同樣地，也不要在工作時間上某些網站，如果您不想在公佈欄看到這些網站和你的名字連在一起的話。
1.尊重員工的需求與時間。如果公司員工在辦公室的工作時間很長，經常加班，他們一定會在公司處理一些個人事務。只要員工工作認真、有能力，在忙裡抽點時間處理個人事務，算是繁重工作與龐大壓力的補償，其實無可厚非。
2.在安全性與隱私之間找尋合理平衡點。如果員工浪費過多的工作時間，表示您請錯人了。否則，保護公司的內部資訊以防止洩露給外界或競爭對手、避免出現內部駭客或病毒撰寫者、避免發生性騷擾或其他可能毀損公司名譽的情形、及防止國家安全遭受威脅，是不是比瞭解員工是否在重新撰寫履歷或找到新情人，來得更重要呢？切記，過度熱衷於監控，諸如累積員工的監控記錄，可能會適得其反，未來如果打官司，這些記錄可能會變成反擊公司的證據。
3.雇用可信賴的人。說來容易做來難，特別是快速成長的公司，或每年要雇用數千名員工的公司。儘管如此，比起不可信賴的員工，值得信賴的員工更易監控，或者是比較不需要監控。 | |
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